Aiemmin vertailin sähköpostityökaluja niiden ominaisuuksien ja hinnoittelun perusteella. Tällainen taulukko alkaa vanhentua heti julkaisemisen jälkeen. Palveluntarjoajat siirtävät ominaisuuksia suunnitelmien välillä, muuttavat rajoja ja lisäävät tekoälyn jokaiseen painikkeeseen. Yritys tekee silloin valinnan eron perusteella, jota ei ehkä ole enää kuuden kuukauden kuluttua.
Nykyään aloitan päinvastaisesta päästä. Kirjaan konkreettiset tilanteet, datan, vastuut ja operatiiviset rajat. Vasta sitten selvitän, mikä työkalu täyttää ne mahdollisimman vähin poikkeuksin.
Määritä ensin, mitä työtä järjestelmän pitäisi tehdä
Yhden uutiskirjeen kirjoittaja, tuotetapahtumia käsittelevä verkkokauppa ja B2B-yritys, jolla on pitkä myyntisykli, tarvitsevat kukin erilaisen työkalun. Yleinen toteamus siitä, että haluamme automaatiota, ei riitä.
- Sisältö ja uutiskirje: säännölliset lähetykset, yksinkertaiset segmentit, luotettava editori ja arkisto.
- Verkkokauppa: tilaukset, tuotteet, hylätyt ostoskorit, transaktionaaliset viestit ja sijoitetun pääoman tuoton käsittely.
- B2B: yritykset, kontaktit, myyntivaiheet, siirto CRM:ään ja myyntiedustajan seuranta.
- Tuote tai sovellus: tapahtumat, käyttöönotto, käyttäjien toiminta ja operatiiviset viestit.
- Oma infrastruktuuri: syvemmät integraatiot, datan hallinta ja tiimi, joka pystyy operoimaan järjestelmää.
Valitse kolme tärkeintä tilannettasi ja yksi poikkeuksellinen. Lähes jokainen työkalu selviytyy esittelystä esimerkkikontakteilla. Erot tulevat esiin omassa datassasi, rooleissasi ja virhetilanteissasi.
Kahdeksan aluetta, joita vertailen
- Data ja identiteetti: miten järjestelmä tunnistaa kontaktin, yrityksen ja laitteen sekä käsittelee duplikaatit.
- Suostumus ja historia: voitko jäljittää suostumuksen lähteen, ajan ja laajuuden, peruutuksen sekä oikeusperustan.
- Segmentointi: voidaanko ehdot ymmärtää, testata ja selittää vielä kuuden kuukauden kuluttua.
- Automaatio: käynnistimet, odotusajat, haarautuminen, toisto, päättäminen ja virheestä palautuminen.
- Integraatiot: API, webhookit, viennit, CRM, verkkokauppa ja tarvitsemiesi tapahtumien saatavuus.
- Toimitettavuus: verkkotunnuksen vahvistus, virheenkäsittely, valitukset, estolista ja diagnostiikka.
- Operointi: roolit, muutosten auditointi, testaustila, tuki, tilasivu ja palautuminen.
- Kustannukset: kontaktit, lähetykset, ominaisuudet, käyttäjät, käyttöönotto, migraatio ja ihmisten työ.
Milloin kannattaa valita yksinkertaisempi uutiskirjetyökalu
Jos lähetät yhden tai muutaman selkeän uutiskirjeen, monimutkaisuutta ei ole syytä ostaa etukäteen. Etsi hyvä editori, helppo tilauksen peruminen, verkkotunnuksen vahvistus, selkeät segmentit, vienti ja tuki, joka vastaa tiettyyn ongelmaan.
Yksinkertaisuus ei tarkoita vähäisiä ominaisuuksia. Se tarkoittaa tilannetta, jossa tiimi ymmärtää, mitä lähetyspainikkeen painamisen jälkeen tapahtuu ja pystyy jäljittämään, miksi kontakti sai viestin.
Milloin tarvitset markkinoinnin automaatiota
Automaatio on järkevää, kun se reagoi todelliseen muutokseen: rekisteröitymiseen, tilaukseen, ominaisuuden käyttöön, myyntivaiheeseen tai passiivisuuteen. Jos se vain lähettää kymmenen valmiiksi kirjoitettua sähköpostia kaikille, järjestelmää ei tarvitse valita satojen integraatioiden perusteella.
Monimutkaisemmassa tilanteessa testaan sisääntulon, toistuvan sisääntulon, odottamisen, datan muuttumisen odotuksen aikana, tilauksen peruuttamisen, puuttuvat tiedot ja manuaalisen puuttumisen. Editorissa piirretty polku ei todista prosessin toimivuutta.
Milloin kannattaa harkita Mauticia
Itse ylläpidetty Mautic voi sopia, jos yritys tarvitsee ympäristönsä ja integraatioidensa hallintaa ja sillä on samalla kapasiteettia sovelluksen operointiin. Se ei ole ilmainen vaihtoehto SaaS-palvelulle. Maksat ylläpidosta, lähetyksistä, päivityksistä, valvonnasta, varmuuskopioista ja ihmisistä.
Kuvaan omaa kokemustani ja päätöksenteon rajoja tarkemmin artikkelissa Mautic sähköpostimarkkinointiin.
Työkalun nimi ei takaa toimitettavuutta
Palveluntarjoaja vaikuttaa infrastruktuuriin ja diagnostiikkaan. Lähettäjä vastaa silti verkkotunnuksesta, tietokannasta, vastaanottajien odotuksista, sisällöstä ja valituksista. Lähetyksen tyypin ja määrän mukaan Gmailin nykyiset säännöt edellyttävät SPF:n, DKIM:n, DMARC:n, suojatun siirron ja helpon tilauksen perumisen yhdistelmää; tarkista raja-arvot virallisista lähettäjäohjeista.
Testatessani lähetän viestejä useisiin oikeisiin postilaatikoihin ja tarkistan otsakkeet, tilauksen perumisvaihtoehdon, pelkkää tekstiä sisältävän version ja kuvien toiminnan. Yksi vihreä valintamerkki editorissa ei kerro, mitä pitkäaikaiselle maineelle tapahtuu.
Hinnan on sisällettävä migraatio ja operointi
Kymmenentuhannen kontaktin suunnitelma ei ole kokonaiskustannus. Lisään mukaan käyttöönoton, mallit, datan puhdistamisen, integraatiot, koulutuksen, roolien hallinnan, säännölliset tarkistukset ja tulevan poistumisen. Halpa järjestelmä, josta suostumusta ja automaatiohistoriaa ei voi turvallisesti hakea, voi olla kallein vaihtoehto.
Myös monimutkaisuuden kustannuksella on merkitystä. Jos vain ulkoinen palveluntarjoaja ymmärtää automaation eikä kukaan yrityksessä osaa selittää sen haaroja, operatiivinen velka kasvaa.
Käytännön valinta kahdessa viikossa
- Kirjaa kolme päätilannetta, tarvittavat tiedot ja prosessin omistaja.
- Karsi työkalut, jotka eivät täytä lain, turvallisuuden tai integraatioiden vähimmäisvaatimuksia.
- Lataa kahteen loppusuoralle päässeeseen vaihtoehtoon pieni ja turvallinen testidatan otos.
- Rakenna sama tilanne molemmissa järjestelmissä, mukaan lukien virhe ja tilauksen peruminen.
- Varmista kontaktien, suostumusten, mallien ja raporttien vienti.
- Laske kolmen vuoden kustannus työ ja migraatio mukaan lukien.
- Anna sen henkilön operoida tilannetta, joka työskentelee sen kanssa joka viikko.
Varoitusmerkit
- Valinta perustuu yhteen myyntiesittelyn ominaisuuteen.
- Kukaan ei tiedä, kuka omistaa datan ja automaatiot.
- Vienti tarkistetaan vasta lähtöhetkellä.
- Transaktionaaliset ja markkinointiviestit sekoitetaan ilman sääntöjä.
- Avausprosentti on tärkein liiketoimintamittari.
- Palveluntarjoaja lupaa toimitettavuuden kysymättä tietokannan alkuperästä.
- Työkalu ostetaan ennen sisällön ja prosessin olemassaoloa.
Johtopäätökseni
Parasta sähköpostityökalua ei ole olemassa. On työkalu, jonka rajoitukset sopivat tilanteeseesi ja jota tiimi pystyy käyttämään turvallisesti. Pienempi määrä ominaisuuksia ja selkeä vastuuhenkilö päihittävät usein edistyneen automaation, jota kukaan ei halua tarkastella.
Ennen kuin alat vertailla palveluntarjoajia, lue perusartikkeli sähköpostimarkkinoinnista ja toimitettavuudesta. Jos sinun on sijoitettava päätös osaksi markkinoinnin ja datan kokonaisjärjestelmää, kuvaa tilanne yhteydenottolomakkeella.