Kun siirryin vuosia sitten Mauticiin, minua houkuttelivat vapaus, automaatio ja datan hallinta. Kaikki tämä voi edelleen pitää paikkansa. Sen sijaan ei pidä paikkaansa oikopolku, jonka mukaan ”avoin lähdekoodi tarkoittaa ilmaista sähköpostimarkkinointia”.
Lisenssi on vain yksi osa kokonaisuutta. Itse ylläpidetty asennus tarvitsee palvelimen, tietokannan, lähetyspalvelun, cron-ajot, varmuuskopiot, päivitykset, valvonnan ja jonkun, joka osaa korjata järjestelmän silloin, kun kampanja ei voi odottaa. Siksi en enää suosittele Mauticia kontaktien määrän tai kilpailijan paketin hinnan perusteella. Teen päätöksen yrityksen toimintaympäristön mukaan.
Mitä oikeastaan saat Mauticin mukana
Mautic on työkalu kontaktien, segmenttien, kampanjoiden, lomakkeiden ja markkinoinnin automaation hallintaan. Itse ylläpidetty ratkaisu antaa paremman hallinnan ympäristöstä ja integraatioista. Samalla yrityksestä tulee sovelluksen ylläpitäjä, ei vain palvelun käyttäjä.
Virallisessa dokumentaatiossa luetellaan pakolliset ajastetut tehtävät segmenttien, kampanjoiden ja muiden toimintojen päivittämiseksi. Ilman oikein määritettyjä cron-ajoja käyttöliittymä voi näyttää toimivan, vaikka automaatio olisi pysähtynyt kokonaan. Päivitykset edellyttävät myös yhteensopivuuden tarkistamista ja testattuja varmuuskopioita; Mautic kuvaa suositellun päivitysmenettelyn suoraan dokumentaatiossaan.
Milloin itse ylläpidetty ratkaisu on järkevä
- Yrityksellä on erityinen integraatio-, data- tai prosessivaatimus, jota tavallinen SaaS-palvelu käsittelee huonosti tai kalliisti.
- Yrityksellä on henkilö tai kumppani, joka ymmärtää verkkopalveluiden ylläpitoa, tietokantoja, jonoja, sähköpostiinfrastruktuuria ja tietoturvaa.
- Yritys pystyy valvomaan virheitä sekä varmuuskopioimaan ja palauttamaan järjestelmän sen sijaan, että se tekisi vain kertaluonteisen asennuksen.
- Yritys pystyy erottamaan markkinointisovelluksen viestien varsinaisesta lähetyksestä ja hallitsemaan lähettäjän mainetta.
- Yritys vertaa kokonaiskustannuksia saman palvelukokonaisuuden laajuudessa eikä pelkästään lisenssihintoja.
Vahva peruste on yleensä tilanne, jossa automaatio on osa yrityksen omaa tuotetta tai sisäistä prosessia ja yritys tarvitsee syvempää hallintaa. Heikko peruste on ”meillä on paljon kontakteja emmekä halua maksaa paketista”, jos kukaan ei huomioi työn määrää ja riskiä.
Milloin valitsisin SaaS-palvelun
Pienemmälle tiimille, jolla ei ole teknistä ylläpitäjää, luotettava toiminta, tuki ja ennakoitava vastuunjako ovat yleensä arvokkaampia. SaaS ei ole automaattisesti parempi tai yksinkertaisempi joka suhteessa. Se kuitenkin siirtää osan infrastruktuurista ja päivityksistä palveluntarjoajalle.
Valitsisin sen, jos vaatimukset ovat tavanomaiset, tiimi tarvitsee ratkaisun nopeasti käyttöön ja käyttökatkon tai virheellisen päivityksen kustannus ylittää lisenssisäästöt. Sama pätee, jos markkinoinnilla ei vielä ole vakiintunutta segmentointia ja prosessia. Itse ylläpidetty järjestelmä ei ratkaise epäselvää dataa, vaan tallentaa sen omaan tietokantaasi.
Lasken budjetin kokonaiskustannuksena
Sisällytän vertailuun palvelintilan, tietokannan, lähetykset, varmuuskopiot, valvonnan, päivitykset, testiympäristön, tietoturvan, integraatiot ja ihmisten käyttämän ajan. Lisään mukaan myös virheestä palautumisen kustannukset ja vararatkaisun siltä varalta, että järjestelmä pysähtyy ennen tärkeää kampanjaa.
SaaS-palvelu puolestaan voi veloittaa kontaktien määrän, volyymin tai ominaisuuksien mukaan ja muuttaa ehtojaan. Siksi en vertaa hinnastoa hinnastoon. Vertaan tiettyä kolmen vuoden skenaariota ja sitä, kuinka paljon hallintaa yritys todellisuudessa hyödyntää.
Toimitusvarmuus ei kuulu asennusohjelmaan
Mautic valmistelee viestin ja välittää sen valittuun lähetysinfrastruktuuriin. Se ei yksin takaa viestin perillemenoa. Tarvitset vahvistetun verkkotunnuksen, SPF:n tai DKIM:n, tilanteen mukaan DMARC:n sekä prosessit peruutuksille, valituksille ja passiivisille kontakteille. Gmailin nykyinen vähimmäistaso kuvataan lähettäjän ohjeissa.
Oma IP-osoite ei ole palkinto teknisestä rohkeudesta. Se tarvitsee vakaan volyymin, hyvän maineen ja valvonnan. Monille pienemmille lähettäjille laadukas jaettu infrastruktuuri on parempi kuin huonosti hallittu oma infrastruktuuri.
Näin arvioisin Mauticin ennen päätöstä
- Kirjaisin kaksi tai kolme todellista automaatioskenaariota ja niiden tarvitsemat tiedot.
- Perustaisin tuotannosta erillisen testiympäristön.
- Yhdistäisin lähetykset, verkkotunnuksen vahvistamisen ja virheenkäsittelyn.
- Testaisin segmentit, cron-ajot, jonot, webhookit, peruutukset ja viennin.
- Tekisin varmuuskopion ja todellisen palautuksen enkä vain tarkistaisi vihreää tilaviestiä.
- Simuloisin päivityksen ja lähetyspalvelun käyttökatkon.
- Vasta sen jälkeen vertaisin kustannuksia ja vastuita SaaS-vaihtoehtoon.
Johtopäätökseni vuosien käytön jälkeen
Mautic on kiinnostava ratkaisu, kun yritys haluaa ja pystyy ottamaan vastuulleen suuremman osan markkinointinsa infrastruktuurista. Se ei ole yhdellä napsautuksella halvempi ActiveCampaign. Kyse on erilaisesta hallinnan, työn ja riskin jaosta.
Yleistä valintaa varten tutustu sähköpostityökalujen päätösvertailuun. Käsittelen tietokantojen ja toimitusvarmuuden perusteita artikkelissa sähköpostimarkkinointi ylläpidon näkökulmasta. Jos pohdit tiettyä arkkitehtuuria ja haluat laskea myös piilokustannukset, kirjoita yhteydenottolomakkeella.