Prognoza może brzmieć jak coś dla działu finansowego. W małej firmie jest jednak przede wszystkim ochroną przed nieprzyjemną niespodzianką. Zysk na papierze nie oznacza, że na koncie będą pieniądze, gdy trzeba będzie wypłacić wynagrodzenia, zapłacić za reklamę lub uregulować należności wobec dostawców.
Pierwotny arkusz kalkulacyjny przygotowałem w 2014. Nie uważam go za system finansowy ani poradę księgową. To proste narzędzie, które pozwala mi spojrzeć kilka tygodni naprzód i odpowiednio wcześnie powiedzieć: tutaj możemy odetchnąć, tutaj musimy zwolnić, a tutaj trzeba sprawdzić, czy obiecana płatność rzeczywiście wpłynie.
Przepływy pieniężne to nie to samo co zysk
Faktura wystawiona dzisiaj może mieć termin płatności za trzydzieści dni, a zostać opłacona jeszcze później. Tymczasem koszt reklamy lub wynagrodzenia obciąża konto od razu. Dlatego buduję prognozę nie według tego, kiedy przychód lub koszt powstał w księgach, lecz według przewidywanego ruchu pieniędzy na rachunku bankowym.
Podstawą jest saldo początkowe, oczekiwane przychody, pewne wydatki i wynikające z nich saldo dla każdego tygodnia. Dla małej firmy miesiąc jest często zbyt dużą jednostką. Widok tygodniowy pokazuje, że problem nie pojawi się „w październiku”, lecz między wypłatą wynagrodzeń a wpływem dwóch dużych płatności.
Co wpisuję do arkusza kalkulacyjnego
- Pewne przychody: kwoty z realistyczną datą płatności, a nie automatycznie z terminem płatności.
- Prawdopodobne przychody: oddzielone od pewnych pieniędzy. Oferta nie jest zamówieniem, a zamówienie nie jest jeszcze płatnością.
- Stałe wydatki: wynagrodzenia, składki, czynsz, oprogramowanie, leasingi i inne zobowiązania.
- Zmienne wydatki: reklama, dostawcy, produkcja lub prowizje zależne od wyników.
- Jednorazowe zdarzenia: podatek, wymiana sprzętu, zwroty, ubezpieczenie lub większa inwestycja.
- Rezerwa: kwota, poniżej której nie chcę zejść nawet w optymistycznym scenariuszu.
Rozdzielam liczby według stopnia pewności. Jeśli wpiszę każdą szansę sprzedażową jako przyszły przychód, nie tworzę prognozy. Tworzę uspokajającą opowieść.
Trzy scenariusze są bardziej użyteczne niż trafna prognoza
Najczęściej pracuję ze scenariuszem bazowym, ostrożnym i lepszym. W ostrożnym przesuwam niepewne płatności na później, zmniejszam oczekiwane przychody i pozostawiam wydatki w ich rzeczywistych terminach. Lepszego scenariusza nie używam jako planu, lecz jako informacji o tym, co dodatkowo można zrobić, jeśli założenia się potwierdzą.
Nie chodzi o przewidzenie salda co do korony. Chodzi o dostrzeżenie momentów podejmowania decyzji. Jeśli ostrożny scenariusz spadnie poniżej rezerwy za sześć tygodni, nadal mam czas zmienić warunki płatności, przyspieszyć fakturowanie, odłożyć inwestycję lub dostosować tempo kampanii. Gdy patrzę wyłącznie na konto bankowe, niektóre możliwości już nie istnieją.
Jak łączę prognozę z marketingiem
Budżet marketingowy nie powinien być liczbą wpisywaną do arkusza raz w roku, a następnie wydawaną bez kontekstu. Muszę wiedzieć, kiedy wydatek się zwróci, jak długi jest cykl sprzedaży i ile gotówki tymczasowo pochłania wzrost.
Szybko rosnąca kampania może wpędzić firmę w kłopoty, jeśli za reklamę płaci się dzisiaj, dostawcom w przyszłym tygodniu, a klient płaci dopiero za dwa miesiące. Dlatego obok zwrotu z inwestycji śledzę również czas potrzebny na powrót pieniędzy. Przy ustalaniu priorytetów przydatne są także moja checklista marketingu internetowego i szersze spojrzenie na marketing małej firmy.
Prosty tygodniowy rytm
- Aktualizuję rzeczywiste saldo i usuwam pozycje, które już się wydarzyły.
- W przypadku niezapłaconych faktur sprawdzam realistyczną datę, a nie tylko termin płatności.
- Dodaję nowe zobowiązania i jednorazowe wydatki.
- Porównuję poprzednie szacunki z rzeczywistością i koryguję powtarzający się optymizm.
- Zapisuję decyzję: co zrobimy, kto to zrobi i przy jakim poziomie zmienimy plan.
Arkusz kalkulacyjny nie jest celem. Powinien skracać czas między sygnałem a decyzją. Jeśli nikt regularnie go nie otwiera albo nie wynikają z niego żadne działania, jest tylko kolejnym plikiem.
Na co uważać
- Nie myl przychodu z gotówką.
- Nie dodawaj prawdopodobnych umów do potwierdzonych płatności.
- Nie zapominaj o VAT, podatku, składkach i wydatkach sezonowych.
- Nie nadpisuj poprzedniej prognozy bez sprawdzenia różnicy względem rzeczywistości.
- Nie przedstawiaj prostej prognozy operacyjnej jako księgowości ani modelu finansowego dla inwestora.
Gdy marketing, sprzedaż i finanse patrzą na różne liczby, kolejny dashboard nie pomoże. Najpierw muszą wypracować wspólne rozumienie tego, kiedy wpłyną pieniądze i na co stać firmę. Jeśli potrzebujesz dopasować plan marketingowy do realnej ekonomii, opisz mi swoją sytuację przez kontakt.