En prognose kan høres ut som noe for økonomiavdelingen. I en liten bedrift er den først og fremst en beskyttelse mot en ubehagelig overraskelse. Et overskudd på papiret betyr ikke at det finnes penger på konto når lønn, annonser eller leverandører skal betales.
Jeg laget det opprinnelige regnearket i 2014. Jeg ser ikke på det som et økonomisystem eller regnskapsrådgivning. Det er et enkelt verktøy som får meg til å se flere uker fremover og si i tide: her kan vi puste ut, her må vi bremse, og her må vi kontrollere om den lovede betalingen faktisk kommer.
Kontantstrøm er ikke det samme som overskudd
En faktura som sendes i dag kan forfalle om tretti dager og bli betalt enda senere. Men en annonsekostnad eller lønnsutbetaling går ut med én gang. Derfor bygger jeg ikke prognosen rundt når en inntekt eller kostnad oppsto i regnskapet, men rundt den forventede bevegelsen av penger på bankkontoen.
Det grunnleggende er inngående saldo, forventede inntekter, sikre utgifter og den resulterende saldoen for hver uke. For en liten bedrift blir en måned ofte for grovt. En ukentlig oversikt viser at problemet ikke vil oppstå «i oktober», men mellom lønnsutbetalingen og to store innbetalinger.
Hva jeg legger inn i regnearket
- Sikre inntekter: beløp med en realistisk betalingsdato, ikke automatisk forfallsdatoen.
- Sannsynlige inntekter: holdt adskilt fra sikre penger. Et tilbud er ikke en ordre, og en ordre er ennå ikke en betaling.
- Faste utgifter: lønn, arbeidsgiveravgift, husleie, programvare, leasing og andre forpliktelser.
- Variable utgifter: annonsering, leverandører, produksjon eller resultatbaserte provisjoner.
- Engangshendelser: skatt, utskifting av utstyr, refusjoner, forsikring eller en større investering.
- Reserve: et beløp jeg ikke ønsker å gå under, selv i det optimistiske scenarioet.
Jeg skiller tallene etter hvor sikre de er. Hvis jeg legger inn enhver salgsmulighet som fremtidig inntekt, lager jeg ikke en prognose. Jeg lager en betryggende historie.
Tre scenarioer er mer nyttige enn en nøyaktig spådom
Jeg arbeider oftest med et grunnscenario, et forsiktig scenario og et bedre scenario. I det forsiktige flytter jeg usikre betalinger senere, reduserer forventet omsetning og lar utgiftene stå på de faktiske datoene. Jeg bruker ikke det bedre scenarioet som en plan, men som informasjon om hva som kan gjøres i tillegg hvis forutsetningene blir bekreftet.
Poenget er ikke å forutsi saldoen ned til siste krone. Poenget er å se beslutningspunktene. Hvis det forsiktige scenarioet går under reserven om seks uker, har jeg fortsatt tid til å endre betalingsvilkår, fremskynde fakturering, utsette en investering eller justere tempoet i kampanjene. Når jeg bare ser på bankkontoen, finnes noen av mulighetene ikke lenger.
Slik kobler jeg prognosen til markedsføringen
Et markedsføringsbudsjett bør ikke være et tall som skrives inn i et regneark én gang i året og deretter brukes uten sammenheng. Jeg må vite når kostnaden gir avkastning, hvor lang salgssyklusen er, og hvor mye kontantstrøm vekst midlertidig binder opp.
En kampanje i rask vekst kan skape problemer for et selskap hvis annonser betales i dag, leverandører neste uke og kunden først om to måneder. Derfor følger jeg, i tillegg til avkastningen på investeringen, også med på hvor lang tid det tar før pengene kommer tilbake. For å prioritere er også min sjekkliste for nettmarkedsføring og en bredere gjennomgang av markedsføring for småbedrifter nyttige.
En enkel ukentlig rytme
- Jeg oppdaterer den faktiske saldoen og fjerner poster som allerede har inntruffet.
- For ubetalte fakturaer kontrollerer jeg den realistiske datoen, ikke bare forfallsdatoen.
- Jeg legger til nye forpliktelser og engangsutgifter.
- Jeg sammenligner det forrige estimatet med virkeligheten og korrigerer tilbakevendende optimisme.
- Jeg registrerer beslutningen: hva vi skal gjøre, hvem som skal gjøre det, og ved hvilken terskel vi endrer planen.
Regnearket er ikke målet. Det skal forkorte tiden mellom et signal og en beslutning. Hvis ingen åpner det regelmessig, eller ingen handling følger av det, er det bare enda en fil.
Dette bør du passe på
- Ikke forveksle inntekter med kontanter.
- Ikke slå sannsynlige kontrakter sammen med bekreftede innbetalinger.
- Ikke glem merverdiavgift, skatt, arbeidsgiveravgift og sesongbaserte utgifter.
- Ikke overskriv et tidligere estimat uten å kontrollere forskjellen mot virkeligheten.
- Ikke presenter en enkel driftsprognose som regnskap eller som en økonomisk modell for en investor.
Når markedsføring, salg og økonomi ser på forskjellige tall, hjelper ikke enda et dashbord. Først må de danne en felles forståelse av når pengene kommer inn, og hva virksomheten har råd til. Hvis du trenger å tilpasse en markedsføringsplan til den faktiske økonomien, kan du beskrive situasjonen din for meg via kontakt.