Ennuste voi kuulostaa talousosaston työkalulta. Pienessä yrityksessä se on kuitenkin ennen kaikkea suoja ikävää yllätystä vastaan. Paperilla näkyvä voitto ei tarkoita, että tilillä on rahaa silloin, kun palkat, mainonta tai toimittajat on maksettava.
Laadin alkuperäisen taulukon 2014. En pidä sitä talousjärjestelmänä tai kirjanpito-ohjeena. Se on yksinkertainen työkalu, joka saa minut katsomaan useita viikkoja eteenpäin ja sanomaan ajoissa: tässä voimme hengittää, tässä meidän on hidastettava ja tässä on varmistettava, saapuuko luvattu maksu todella.
Kassavirta ei ole sama asia kuin voitto
Tänään lähetetty lasku voi erääntyä kolmenkymmenen päivän kuluttua ja tulla maksetuksi vielä myöhemmin. Mainoskulut tai palkat taas lähtevät heti. Siksi rakennan ennusteen en sen mukaan, milloin tulo tai kulu syntyi kirjanpidossa, vaan sen mukaan, miten rahan arvioidaan liikkuvan pankkitilillä.
Perusasiat ovat alkusaldo, odotetut tulot, varmat kulut ja niiden tuloksena syntyvä saldo jokaiselle viikolle. Pienelle yritykselle kuukausi on usein liian karkea tarkastelujakso. Viikkonäkymä osoittaa, ettei ongelma synny ”lokakuussa”, vaan palkanmaksun ja kahden suuren maksusuorituksen väliin.
Mitä syötän taulukkoon
- Varmat tulot: summat realistisella maksupäivällä, eivät automaattisesti eräpäivällä.
- Todennäköiset tulot: erillään varmoista maksuista. Tarjous ei ole tilaus, eikä tilaus ole vielä maksu.
- Kiinteät kulut: palkat, sivukulut, vuokra, ohjelmistot, leasingmaksut ja muut velvoitteet.
- Muuttuvat kulut: mainonta, toimittajat, tuotanto tai tulokseen perustuvat palkkiot.
- Kertaluonteiset tapahtumat: verot, laitteiden vaihto, hyvitykset, vakuutukset tai suurempi investointi.
- Puskuri: summa, jonka alapuolelle en halua joutua edes optimistisessa skenaariossa.
Erottelen luvut niiden varmuusasteen mukaan. Jos syötän jokaisen myyntimahdollisuuden tulevana tulona, en luo ennustetta. Luon rauhoittavan tarinan.
Kolme skenaariota on hyödyllisempi kuin tarkka ennustus
Työskentelen useimmiten perus-, varovaisen ja paremman skenaarion kanssa. Varovaisessa skenaariossa siirrän epävarmoja maksuja myöhemmäksi, pienennän odotettua liiketoimintaa ja pidän kulut niiden todellisilla päivillä. En käytä parempaa skenaariota suunnitelmana, vaan tietona siitä, mitä voidaan tehdä lisäksi, jos oletukset vahvistuvat.
Tarkoitus ei ole ennustaa saldoa sentilleen. Tarkoitus on nähdä päätöspisteet. Jos varovainen skenaario putoaa kuuden viikon kuluttua puskurin alapuolelle, minulla on vielä aikaa muuttaa maksuehtoja, nopeuttaa laskutusta, siirtää investointia tai säätää kampanjoiden tahtia. Kun katson vain pankkitiliä, osa vaihtoehdoista on jo kadonnut.
Näin yhdistän ennusteen markkinointiin
Markkinointibudjetin ei pitäisi olla luku, joka kirjoitetaan kerran vuodessa taulukkoon ja käytetään sitten ilman asiayhteyttä. Minun on tiedettävä, milloin kulu maksaa itsensä takaisin, kuinka pitkä myyntisykli on ja kuinka paljon kasvu kuluttaa tilapäisesti kassaa.
Nopeasti kasvava kampanja voi ajaa yrityksen vaikeuksiin, jos mainonta maksetaan tänään, toimittajat ensi viikolla ja asiakas vasta kahden kuukauden kuluttua. Siksi seuraan sijoitetun pääoman tuoton ohella myös sitä, kuinka kauan rahan palaaminen kestää. Prioriteettien määrittämisessä ovat hyödyllisiä myös verkkomarkkinoinnin tarkistuslista ja laajempi katsaus pienyrityksen markkinointiin.
Yksinkertainen viikkorytmi
- Päivitän toteutuneen saldon ja poistan jo toteutuneet erät.
- Tarkistan maksamattomille laskuille realistisen päivämäärän, en vain eräpäivää.
- Lisään uudet velvoitteet ja kertaluonteiset kulut.
- Vertaan aiempaa arviota toteumaan ja korjaan toistuvaa optimismia.
- Kirjaan päätöksen: mitä teemme, kuka sen tekee ja millä kynnyksellä muutamme suunnitelmaa.
Taulukko ei ole tavoite. Sen pitäisi lyhentää signaalin ja päätöksen välistä aikaa. Jos kukaan ei avaa sitä säännöllisesti tai siitä ei seuraa toimenpiteitä, se on vain yksi tiedosto lisää.
Mitä kannattaa varoa
- Älä sekoita liikevaihtoa kassaan.
- Älä laske todennäköisiä sopimuksia yhteen vahvistettujen maksujen kanssa.
- Älä unohda arvonlisäveroa, veroja, sivukuluja ja kausiluonteisia menoja.
- Älä kirjoita aiempaa arviota päälle tarkistamatta sen eroa toteumaan.
- Älä esitä yksinkertaista operatiivista ennustetta kirjanpitona tai sijoittajalle tarkoitettuna talousmallina.
Kun markkinointi, myynti ja talous katsovat eri lukuja, uusi raporttinäkymä ei auta. Ensin niiden on muodostettava yhteinen käsitys siitä, milloin raha saapuu ja mihin liiketoiminnalla on varaa. Jos tarvitset apua markkinointisuunnitelman sovittamiseen todelliseen talouteen, kuvaile tilanteesi minulle yhteydenottolomakkeella.