Kiedy prowadziłem webinar w 2019, zarejestrowało się 1,047 osób, a 567 uczestniczyło w nim na żywo. Nie traktuję dziś tej liczby jako uniwersalnego punktu odniesienia. Przypomina mi ona o czymś ważniejszym: webinar to nie pokój transmisyjny. To cały łańcuch — od obietnicy na stronie rejestracji, przez przypomnienia, aż po kolejny krok po zakończeniu wydarzenia.
Przez lata zarówno odchodziłem od WebinarJam, jak i ponownie z niego korzystałem. Prowadziłem krótkie, dwudziestominutowe transmisje oraz wydarzenia trwające kilka godzin, czasem sam, a czasem z innymi prowadzącymi. Interfejs w międzyczasie się zmienia, więc niewiele sensu ma tworzenie kolejnego przewodnika mówiącego, by kliknąć trzeci niebieski przycisk. Lepiej skonfigurować system, który nadal będzie działał po kolejnej przebudowie panelu administracyjnego.
Najpierw zdecyduj, czemu webinar ma służyć
Jedno wydarzenie może edukować, kwalifikować popyt, przedstawiać usługę albo rozwijać relacje z obecnymi klientami. Nie powinno próbować robić wszystkiego naraz. Napisz jedno zdanie: co właściwy uczestnik powinien zrobić po zakończeniu webinaru? Umówić konsultację, poprosić o audyt, pobrać materiały czy po prostu zrozumieć problem?
Na podstawie tej odpowiedzi określ temat, czas trwania, formę i komunikację po wydarzeniu. Jeśli nie możesz zaproponować konkretnego kolejnego kroku, platforma tego nie naprawi. Z drugiej strony, jeśli potrzebujesz tylko dziesięciominutowego filmu produktowego bez pytań na żywo, zwykła strona z filmem może być zarówno tańsza, jak i bardziej przejrzysta.
Konfiguracja w siedmiu krokach
- Format i termin: określają transmisję na żywo, liczbę prowadzących, czas na pytania i realistyczny czas trwania. Nie wpisuj w zaproszeniu jednej godziny, jeśli zwykle kończysz po dwóch.
- Rejestracja: pytaj tylko o informacje, których rzeczywiście użyjesz. W przypadku standardowego webinaru zwykle wystarczą imię i adres e-mail. Przy każdym dodatkowym polu zastanów się, czy jest warte niższego wskaźnika wypełnienia formularza.
- Potwierdzenie i przypomnienia: uczestnik powinien od razu wiedzieć, że rejestracja się udała, kiedy odbędzie się transmisja, gdzie znaleźć link i jak dodać termin do kalendarza. Planuj przypomnienia zgodnie z godziną transmisji i strefą czasową, a nie intuicją.
- Pokój: przygotuj prowadzących, uprawnienia, kamery, mikrofony, prezentację, ankiety i wezwanie do działania. Każdy element musi mieć swoje uzasadnienie. Ankieta bez dalszego działania to tylko cyfrowe machanie rękami.
- Integracje: wyślij co najmniej informację o rejestracji, uczestnictwie i istotnym działaniu po wydarzeniu do CRM-u lub narzędzia e-mailowego. WebinarJam opisuje aktualne możliwości integracji przez Zapier w swojej dokumentacji. Przetestuj transfer raz, używając prawdziwego kontaktu testowego.
- Nagranie: z wyprzedzeniem zdecyduj, czy będzie dostępne, jak długo i co widz powinien zrobić po obejrzeniu. Oficjalna procedura opisuje link do nagrania, pobieranie oraz eksport czatu i ankiet.
- Pomiar: oznaczaj źródła rejestracji za pomocą parametrów UTM i monitoruj całą ścieżkę — od wizyty po efekt biznesowy. Sama liczba rejestracji wygląda dobrze, ale księgowość nie będzie nią zachwycona.
Test techniczny to nie próba generalna prezentacji
Test techniczny powinien ujawnić miejsca, w których system może zawieść. Oficjalna dokumentacja zaleca sprawdzenie rejestracji, powiadomień, pokoju, ról prowadzących, widoku uczestnika i nagrania; oferuje też szybki test oraz kopię transmisji do pełnej próby. Skorzystaj z listy kontrolnej WebinarJam, ale dodaj własny scenariusz.
- Jedna osoba rejestruje się z telefonu komórkowego, a druga z komputera.
- Obie sprawdzają potwierdzenie, godzinę, kalendarz i link do dołączenia.
- Każdy prowadzący dołącza z własnego urządzenia i sieci.
- Przetestuj udostępnianie ekranu, obraz, dźwięk, przełączanie prowadzących i awaryjne odzyskiwanie transmisji.
- Po wydarzeniu sprawdź nagranie, eksport i transfer danych do kolejnych narzędzi.
Najczęstszym problemem zwykle nie jest obraz, lecz dźwięk. Użyj osobnego mikrofonu lub słuchawek, wyłącz powiadomienia i miej zapasowe połączenie oraz kopię prezentacji. Przy kilku prowadzących wyznacz jedną osobę do obserwowania czatu i rozwiązywania problemów technicznych, podczas gdy prelegent mówi.
Dostarczanie e-maili
Własna domena nadawcy bez właściwego uwierzytelnienia to niepotrzebne ryzyko. WebinarJam ma osobną procedurę dotyczącą SPF, DKIM i DMARC. Konfiguracją DNS powinna zająć się osoba, która rozumie wpływ zmian na inne usługi wysyłające z tej domeny. Nie nadpisuj bezmyślnie istniejącego rekordu SPF.
Treść przypomnienia powinna być użytecznie nudna: temat, data, godzina, link, czas trwania i kontakt w razie problemów. Nie zasypuj odbiorców kolejnymi ofertami, zanim w ogóle dotrą do pokoju. Szerszy kontekst omawiam w artykule o marketingu e-mailowym i dostarczalności.
Część komercyjna zaczyna się po transmisji
Podziel odbiorców przynajmniej na trzy grupy: osoby uczestniczące na żywo, osoby zarejestrowane, które nie uczestniczyły, oraz osoby, które obejrzały nagranie. Wyślij każdej grupie wiadomość zgodną z rzeczywistością. Nie dziękuj za udział na żywo osobie, której nie było w pokoju. Do nagrania dodaj krótkie podsumowanie, znaczniki czasu i jeden kolejny krok.
Oceń źródło rejestracji, odsetek uczestników na żywo, zaangażowanie podczas oglądania nagrania, pytania, a przede wszystkim wynikające z tego zapytania lub transakcje. Jeśli masz 800 rejestracji i żadnej wartościowej rozmowy, problem może nie tkwić w przycisku. Często chodzi o temat, odbiorców albo ofertę.
Kiedy nie używać WebinarJam
- Potrzebujesz tylko wewnętrznego spotkania lub małych warsztatów, które obsłuży standardowa rozmowa wideo.
- Nie masz możliwości przygotowania przypomnień, testu i komunikacji po wydarzeniu.
- Dane wrażliwe lub wymagania umowne nie są zgodne z kryteriami oceny tego dostawcy.
- Webinar nie ma właściciela ani jasnego celu biznesowego lub edukacyjnego.
Zacznij od jednego dobrze przygotowanego wydarzenia. Napisz scenariusz, przejdź całą ścieżkę jako uczestnik i po wydarzeniu napraw trzy największe słabości. Jeśli chcesz połączyć webinar z pomiarem lub procesem obsługi zapytań, możemy omówić to podczas konsultacji.