Da jeg afholdt et webinar i 2019, tilmeldte 1,047 personer sig, og 567 deltog live. I dag bruger jeg ikke dette tal som en universel målestok. Det minder mig om noget vigtigere: Et webinar er ikke bare et udsendelsesrum. Det er hele kæden fra løftet på tilmeldingssiden, over påmindelserne, til det næste skridt efter afslutningen.
I årenes løb har jeg både bevæget mig væk fra WebinarJam og taget det i brug igen. Jeg har afholdt korte udsendelser på tyve minutter og arrangementer, der varede flere timer, nogle gange alene og andre gange sammen med andre oplægsholdere. Grænsefladen ændrer sig undervejs, så det giver ikke meget mening at lave endnu en guide, der siger, at man skal klikke på den tredje blå knap. Det giver mere mening at opsætte et system, der stadig fungerer efter det næste redesign af administrationen.
Beslut først, hvad webinaret skal opnå
Et arrangement kan undervise, kvalificere efterspørgsel, introducere en service eller pleje eksisterende kunder. Det bør ikke forsøge at gøre alt på én gang. Skriv én sætning: Hvad skal den rigtige deltager gøre, når det er slut? Bestille en konsultation, anmode om en audit, downloade materialer eller blot forstå problemet?
Afled emne, varighed, format og opfølgende kommunikation af svaret. Hvis du ikke kan tilbyde et konkret næste skridt, redder platformen det ikke. Omvendt kan en almindelig side med en video både være billigere og tydeligere, hvis du kun har brug for en produktvideo på ti minutter uden live-spørgsmål.
Opsætning i syv trin
- Format og dato: Definér den live udsendelse, antallet af oplægsholdere, tiden til spørgsmål og en realistisk varighed. Skriv ikke én time i invitationen, hvis du normalt slutter efter to.
- Tilmelding: Bed kun om oplysninger, du reelt vil bruge. Til et almindeligt webinar er navn og e-mailadresse som regel nok. For hvert ekstra felt bør du spørge, om det er den lavere gennemførelsesrate for formularen værd.
- Bekræftelse og påmindelser: Deltageren skal straks vide, at tilmeldingen lykkedes, hvornår udsendelsen finder sted, hvor linket findes, og hvordan datoen føjes til kalenderen. Planlæg påmindelser efter udsendelsestidspunkt og tidszone, ikke efter mavefornemmelse.
- Rummet: Forbered oplægsholdere, tilladelser, kameraer, mikrofoner, præsentation, afstemninger og call to action. Hvert element skal have en grund. En afstemning uden opfølgning er bare digital håndbevægelse.
- Integrationer: Send som minimum tilmelding, deltagelse og den relevante opfølgende handling til dit CRM- eller e-mailværktøj. WebinarJam beskriver de aktuelle integrationsmuligheder via Zapier i sin dokumentation. Test overførslen én gang med en rigtig testkontakt.
- Replay: Beslut på forhånd, om det skal være tilgængeligt, hvor længe og hvad seeren skal gøre bagefter. Den officielle procedure beskriver optagelseslink, download samt eksport af chat og afstemninger.
- Måling: Mærk tilmeldingskilder med UTM-parametre, og følg hele vejen fra besøget til forretningsresultatet. Antallet af tilmeldinger er da rart, men regnskabsafdelingen bliver ikke begejstret af det alene.
En teknisk test er ikke en generalprøve på præsentationen
En teknisk test skal afsløre steder, hvor systemet kan bryde sammen. Den officielle dokumentation anbefaler at kontrollere tilmelding, notifikationer, rummet, oplægsholderroller, deltagerens visning og replay; den tilbyder en hurtig test og en klon af udsendelsen til en fuld generalprøve. Brug WebinarJams tjekliste, men tilføj dit eget scenarie.
- Én person tilmelder sig fra en mobiltelefon og en anden fra en computer.
- Begge kontrollerer bekræftelsen, tidspunktet, kalenderen og deltagelseslinket.
- Alle oplægsholdere deltager fra deres faktiske enhed og netværk.
- Test skærmdeling, video, lyd, skift mellem oplægsholdere og nødberedskab.
- Bagefter skal du kontrollere replay, eksport og dataoverførsel til efterfølgende værktøjer.
Det hyppigste problem er som regel ikke billedet, men lyden. Brug en separat mikrofon eller hovedtelefoner, slå notifikationer fra, og hav en reserveforbindelse samt en kopi af præsentationen. Med flere oplægsholdere bør én person holde øje med chatten og løse tekniske problemer, mens taleren taler.
Levering af e-mails
Et tilpasset afsenderdomæne uden korrekt godkendelse er en unødvendig risiko. WebinarJam har en særskilt procedure for SPF, DKIM og DMARC. DNS bør konfigureres af en person, der forstår konsekvenserne for domænets øvrige afsendertjenester. Overskriv ikke blindt en eksisterende SPF-record.
Påmindelsesteksten bør være nyttigt kedelig: emne, dato, tidspunkt, link, varighed og en kontaktperson ved problemer. Overvæld ikke folk med flere tilbud, før de overhovedet er nået ind i rummet. Jeg gennemgår den bredere sammenhæng i artiklen om e-mailmarketing og leveringsdygtighed.
Den kommercielle del begynder efter udsendelsen
Opdel mindst tre grupper: dem, der deltog live, dem, der tilmeldte sig, men ikke deltog, og dem, der så replayet. Send hver gruppe en besked, der passer til virkeligheden. Tak ikke nogen for live-deltagelse, hvis de ikke var i rummet. Tilføj et kort resumé, tidsmarkører og ét næste skridt til optagelsen.
Evaluer tilmeldingskilden, live-deltagelsesraten, engagementet med optagelsen, spørgsmålene og frem for alt de efterfølgende henvendelser eller aftaler. Hvis du har 800 tilmeldinger og ingen relevant samtale, er problemet måske ikke knappen. Det er ofte emnet, målgruppen eller tilbuddet.
Hvornår du ikke skal bruge WebinarJam
- Du har kun brug for et internt møde eller en lille workshop, som et almindeligt videoopkald kan håndtere.
- Du har ikke kapacitet til påmindelser, en test og opfølgende kommunikation.
- Følsomme data eller kontraktmæssige krav passer ikke ind i din leverandørvurdering.
- Webinaret har ingen ejer eller et klart forretningsmæssigt eller uddannelsesmæssigt mål.
Start med ét velforberedt arrangement. Skriv et scenarie, gennemgå hele forløbet som deltager, og ret de tre største svagheder efter arrangementet. Hvis du vil forbinde webinaret med måling eller en proces for henvendelser, kan vi gennemgå det i en konsultation.