WebinarJam: ein Webinar ohne technische Überraschungen einrichten

Als ich in 2019 ein Webinar durchgeführt habe, haben sich 1,047 Personen registriert und 567 live teilgenommen. Diese Zahl verwende ich heute nicht als allgemeingültigen Maßstab. Sie erinnert mich an etwas Wichtigeres: Ein Webinar ist kein Übertragungsraum. Es ist die gesamte Kette – vom Versprechen auf der Registrierungsseite über die Erinnerungen bis zum nächsten Schritt nach dem Ende.

Im Laufe der Jahre habe ich mich sowohl von WebinarJam entfernt als auch wieder damit gearbeitet. Ich habe kurze Übertragungen von zwanzig Minuten und mehrere Stunden dauernde Veranstaltungen durchgeführt, manchmal allein und manchmal mit anderen Referenten. Die Oberfläche verändert sich in der Zwischenzeit, daher bringt es wenig, noch einen Leitfaden zu erstellen, der sagt, man solle auf den dritten blauen Button klicken. Sinnvoller ist es, ein System einzurichten, das auch nach der nächsten Neugestaltung der Administration funktioniert.

Entscheiden Sie zuerst, was das Webinar erreichen soll

Eine Veranstaltung kann informieren, Nachfrage qualifizieren, eine Dienstleistung vorstellen oder bestehende Kunden weiterentwickeln. Sie sollte nicht alles gleichzeitig versuchen. Schreiben Sie einen Satz: Was soll der passende Teilnehmer nach dem Ende tun? Eine Beratung buchen, ein Audit anfordern, Materialien herunterladen oder das Problem einfach verstehen?

Leiten Sie aus dieser Antwort Thema, Dauer, Format und anschließende Kommunikation ab. Wenn Sie keinen konkreten nächsten Schritt anbieten können, wird die Plattform das nicht retten. Umgekehrt kann eine gewöhnliche Seite mit einem Video günstiger und verständlicher sein, wenn Sie lediglich ein zehnminütiges Produktvideo ohne Live-Fragen benötigen.

Einrichtung in sieben Schritten

1. Format und Termin: Legen Sie die Live-Übertragung, die Anzahl der Referenten, die Zeit für Fragen und eine realistische Dauer fest. Schreiben Sie in der Einladung keine Stunde, wenn Sie normalerweise erst nach zwei Stunden fertig sind.
2. Registrierung: Fragen Sie nur nach Informationen, die Sie tatsächlich verwenden werden. Für ein Standard-Webinar reichen normalerweise Name und E-Mail-Adresse aus. Fragen Sie sich bei jedem zusätzlichen Feld, ob es die geringere Formularausfüllrate wert ist.
3. Bestätigung und Erinnerungen: Der Teilnehmer sollte sofort wissen, dass die Registrierung erfolgreich war, wann die Übertragung stattfindet, wo der Link zu finden ist und wie er den Termin in seinen Kalender eintragen kann. Planen Sie Erinnerungen anhand der Übertragungszeit und Zeitzone – nicht nach Gefühl.
4. Raum: Bereiten Sie Referenten, Berechtigungen, Kameras, Mikrofone, Präsentation, Umfragen und Call-to-Action vor. Jedes Element muss einen Grund haben. Eine Umfrage ohne anschließende Nutzung ist nur digitales Gestikulieren.
5. Integrationen: Übertragen Sie mindestens die Registrierung, Teilnahme und relevante Folgeaktion an Ihr CRM- oder E-Mail-Tool. WebinarJam beschreibt die aktuellen Integrationsmöglichkeiten über Zapier in seiner Dokumentation. Testen Sie die Übertragung einmal mit einem echten Testkontakt.
6. Aufzeichnung: Entscheiden Sie im Voraus, ob sie verfügbar sein wird, wie lange und was der Zuschauer nach dem Ansehen tun soll. Das offizielle Verfahren beschreibt den Aufzeichnungslink, den Download sowie den Export von Chat und Umfragen.
7. Messung: Kennzeichnen Sie Registrierungsquellen mit UTM-Parametern und verfolgen Sie den gesamten Weg vom Besuch bis zum Geschäftsergebnis. Die Zahl der Registrierungen allein ist erfreulich, aber die Buchhaltung wird davon nicht begeistert sein.

Ein technischer Test ist keine Generalprobe der Präsentation

Ein technischer Test sollte aufdecken, an welchen Stellen das System ausfallen kann. Die offizielle Dokumentation empfiehlt, Registrierung, Benachrichtigungen, Raum, Referentenrollen, Teilnehmeransicht und Aufzeichnung zu prüfen; außerdem bietet sie einen Schnelltest und eine Kopie der Übertragung für eine vollständige Probe. Nutzen Sie die Checkliste von WebinarJam, ergänzen Sie sie aber um Ihr eigenes Szenario.

• Eine Person registriert sich über ein Mobiltelefon, eine andere über einen Computer.
• Beide prüfen Bestätigung, Uhrzeit, Kalender und Beitrittslink.
• Jeder Referent nimmt mit seinem tatsächlichen Gerät und Netzwerk teil.
• Testen Sie Bildschirmfreigabe, Video, Audio, den Wechsel zwischen Referenten und die Wiederherstellung im Notfall.
• Prüfen Sie anschließend Aufzeichnung, Export und Datenübertragung an nachgelagerte Tools.

Das häufigste Problem betrifft normalerweise nicht das Bild, sondern den Ton. Verwenden Sie ein separates Mikrofon oder Kopfhörer, deaktivieren Sie Benachrichtigungen und halten Sie eine Ersatzverbindung sowie eine Kopie der Präsentation bereit. Bei mehreren Referenten sollte eine Person den Chat beobachten und technische Probleme lösen, während der Sprecher redet.

E-Mail-Zustellung

Eine eigene Absenderdomain ohne ordnungsgemäße Authentifizierung ist ein unnötiges Risiko. WebinarJam hat ein separates Verfahren für SPF, DKIM und DMARC. Die DNS-Konfiguration sollte jemand übernehmen, der die Auswirkungen auf die anderen Versanddienste der Domain versteht. Überschreiben Sie einen bestehenden SPF-Eintrag nicht blind.

Der Text der Erinnerungen sollte nützlich langweilig sein: Thema, Datum, Uhrzeit, Link, Dauer und eine Kontaktmöglichkeit bei Problemen. Überfordern Sie die Menschen nicht mit weiteren Angeboten, bevor sie überhaupt den Raum erreicht haben. Den größeren Zusammenhang behandle ich im Artikel über E-Mail-Marketing und Zustellbarkeit.

Der kommerzielle Teil beginnt nach der Übertragung

Unterscheiden Sie mindestens drei Gruppen: diejenigen, die live teilgenommen haben, diejenigen, die sich registriert, aber nicht teilgenommen haben, und diejenigen, die die Aufzeichnung angesehen haben. Senden Sie jeder Gruppe eine Nachricht, die der Realität entspricht. Danken Sie niemandem für die Live-Teilnahme, wenn die Person nicht im Raum war. Ergänzen Sie die Aufzeichnung um eine kurze Zusammenfassung, Zeitmarken und einen nächsten Schritt.

Bewerten Sie Registrierungsquelle, Live-Teilnahmequote, Interaktion mit der Aufzeichnung, Fragen und vor allem die daraus entstandenen Anfragen oder Abschlüsse. Wenn Sie 800 Registrierungen und kein relevantes Gespräch haben, liegt das Problem möglicherweise nicht beim Button. Oft sind Thema, Zielgruppe oder Angebot die Ursache.

Wann Sie WebinarJam nicht verwenden sollten

• Sie benötigen lediglich ein internes Meeting oder einen kleinen Workshop, den ein gewöhnlicher Videoanruf bewältigen kann.
• Sie haben keine Kapazität für Erinnerungen, einen Test und die anschließende Kommunikation.
• Sensible Daten oder vertragliche Anforderungen passen nicht zu Ihrer Lieferantenprüfung.
• Das Webinar hat keinen Verantwortlichen und kein klares geschäftliches oder pädagogisches Ziel.

Beginnen Sie mit einer gut vorbereiteten Veranstaltung. Schreiben Sie ein Szenario, durchlaufen Sie den gesamten Ablauf aus Sicht eines Teilnehmers und beheben Sie nach der Veranstaltung die drei größten Schwachstellen. Wenn Sie das Webinar mit Messung oder einem Anfrageprozess verbinden möchten, können wir dies in einer Beratung überprüfen.