Kun pidin webinaarin vuonna 2019, siihen ilmoittautui 1,047 henkilöä ja 567 osallistui suorana. En käytä tätä lukua nykyään yleispätevänä vertailuarvona. Se muistuttaa minua jostakin tärkeämmästä: webinaari ei ole lähetyshuone. Se on koko ketju ilmoittautumissivun lupauksesta muistutusten kautta lähetyksen jälkeiseen seuraavaan askeleeseen.
Vuosien mittaan olen sekä luopunut WebinarJamin käytöstä että ottanut sen uudelleen käyttöön. Olen pitänyt lyhyitä, kaksikymmentä minuuttia kestäviä lähetyksiä ja useita tunteja kestäneitä tapahtumia, joskus yksin ja joskus muiden esiintyjien kanssa. Käyttöliittymä muuttuu sillä välin, joten uuden oppaan tekemisessä, jossa neuvotaan napsauttamaan kolmatta sinistä painiketta, ei juuri ole järkeä. Kannattaa rakentaa järjestelmä, joka toimii vielä seuraavan hallintanäkymän uudistuksen jälkeenkin.
Päätä ensin, mitä webinaarin on tarkoitus saada aikaan
Yksi tapahtuma voi kouluttaa, kvalifioida kysyntää, esitellä palvelua tai vahvistaa nykyisiä asiakassuhteita. Sen ei pidä yrittää tehdä kaikkea kerralla. Kirjoita yksi lause: mitä oikean osallistujan pitäisi tehdä tapahtuman jälkeen? Varata konsultaatio, pyytää auditointi, ladata materiaaleja vai yksinkertaisesti ymmärtää ongelma?
Johda vastauksesta aihe, kesto, muoto ja jatkoviestintä. Jos et voi tarjota konkreettista seuraavaa askelta, alusta ei pelasta tilannetta. Jos tarvitset vain kymmenen minuutin tuotevideon ilman livekysymyksiä, tavallinen videosivu voi olla sekä halvempi että selkeämpi.
Valmistelu seitsemässä vaiheessa
- Muoto ja ajankohta: määrittele live-lähetys, esiintyjien määrä, kysymyksille varattu aika ja realistinen kesto. Älä kirjoita kutsuun yhtä tuntia, jos lopetat yleensä vasta kahden tunnin jälkeen.
- Ilmoittautuminen: kysy vain tietoja, joita todella käytät. Tavalliseen webinaariin nimi ja sähköpostiosoite yleensä riittävät. Jokaisen lisäkentän kohdalla kysy, onko se pienemmän lomakkeen täyttöasteen arvoinen.
- Vahvistus ja muistutukset: osallistujan pitää heti tietää, että ilmoittautuminen onnistui, milloin lähetys järjestetään, mistä linkki löytyy ja miten ajankohta lisätään kalenteriin. Suunnittele muistutukset lähetysajan ja aikavyöhykkeen, ei intuition, perusteella.
- Huone: valmistele esiintyjät, käyttöoikeudet, kamerat, mikrofonit, esitys, kyselyt ja toimintakehotus. Jokaisella elementillä pitää olla syy. Kysely ilman jatkotoimea on vain digitaalista käsienheiluttelua.
- Integraatiot: lähetä vähintään ilmoittautuminen, osallistuminen ja olennainen jatkotoimi CRM- tai sähköpostityökaluusi. WebinarJam kuvaa nykyiset integraatiovaihtoehtonsa dokumentaatiossaan Zapierin kautta. Testaa siirto kerran oikealla testikontaktilla.
- Tallenne: päätä etukäteen, onko se saatavilla, kuinka kauan ja mitä katsojan pitäisi tehdä katsomisen jälkeen. Virallinen menettely kuvaa tallennelinkin, latauksen sekä chatin ja kyselyiden viennin.
- Mittaaminen: merkitse ilmoittautumislähteet UTM-parametreilla ja seuraa koko polkua käynnistä liiketoiminnan lopputulokseen. Pelkkä ilmoittautumisten määrä on mukava tieto, mutta taloushallinto ei siitä innostu.
Tekninen testi ei ole esityksen kenraaliharjoitus
Teknisen testin pitäisi paljastaa kohdat, joissa järjestelmä voi pettää. Virallinen dokumentaatio suosittelee tarkistamaan ilmoittautumisen, ilmoitukset, huoneen, esiintyjäroolit, osallistujanäkymän ja tallenteen; lisäksi se tarjoaa nopean testin ja lähetyksen kloonauksen täydellistä harjoitusta varten. Hyödynnä WebinarJamin tarkistuslistaa, mutta lisää siihen oma skenaario.
- Yksi henkilö ilmoittautuu matkapuhelimella ja toinen tietokoneella.
- Molemmat tarkistavat vahvistuksen, ajan, kalenterin ja liittymislinkin.
- Jokainen esiintyjä liittyy mukaan omalla oikealla laitteellaan ja verkollaan.
- Testaa näytön jakaminen, video, ääni, esiintyjien vaihtaminen ja hätäpalautuminen.
- Tarkista lopuksi tallenne, vienti ja tietojen siirtyminen seuraaviin työkaluihin.
Yleisin ongelma ei yleensä ole kuva vaan ääni. Käytä erillistä mikrofonia tai kuulokkeita, poista ilmoitukset käytöstä ja pidä varayhteys sekä kopio esityksestä. Jos esiintyjiä on useita, nimeä yksi henkilö seuraamaan chattia ja ratkaisemaan teknisiä ongelmia puhujan esiintyessä.
Sähköpostien toimitus
Oma lähettäjäverkkotunnus ilman asianmukaista todennusta on tarpeeton riski. WebinarJamilla on erillinen menettely SPF-, DKIM- ja DMARC-asetuksille. DNS-asetukset kannattaa antaa henkilölle, joka ymmärtää vaikutukset verkkotunnuksen muihin lähetyspalveluihin. Älä kirjoita olemassa olevaa SPF-tietuetta sokeasti yli.
Muistutusviestien kannattaa olla hyödyllisen tylsiä: aihe, päivämäärä, aika, linkki, kesto ja yhteyshenkilö ongelmatilanteita varten. Älä kuormita ihmisiä lisätarjouksilla ennen kuin he ovat edes päässeet huoneeseen. Käsittelen laajempaa kokonaisuutta sähköpostimarkkinointia ja toimitettavuutta käsittelevässä artikkelissa.
Kaupallinen osuus alkaa lähetyksen jälkeen
Erottele vähintään kolme ryhmää: suorana osallistuneet, ilmoittautuneet mutta pois jääneet sekä tallenteen katsoneet. Lähetä jokaiselle todellisuutta vastaava viesti. Älä kiitä suorasta osallistumisesta henkilöä, joka ei ollut huoneessa. Lisää tallenteeseen lyhyt yhteenveto, aikamerkinnät ja yksi seuraava askel.
Arvioi ilmoittautumislähde, live-osallistumisaste, tallenteen parissa tapahtuva sitoutuminen, kysymykset ja ennen kaikkea syntyneet yhteydenotot tai kaupat. Jos sinulla on 800 ilmoittautumista eikä yhtään olennaista keskustelua, ongelma ei välttämättä ole painikkeessa. Usein syy on aiheessa, kohderyhmässä tai tarjouksessa.
Milloin WebinarJamia ei kannata käyttää
- Tarvitset vain sisäisen kokouksen tai pienen työpajan, jonka tavallinen videopuhelu hoitaa.
- Sinulla ei ole kapasiteettia muistutuksiin, testiin ja jatkoviestintään.
- Arkaluonteiset tiedot tai sopimusvaatimukset eivät sovi toimittaja-arviointiisi.
- Webinaarilla ei ole omistajaa eikä selkeää liiketoiminnallista tai koulutuksellista tavoitetta.
Aloita yhdestä hyvin valmistellusta tapahtumasta. Kirjoita skenaario, käy koko kulku läpi osallistujan näkökulmasta ja korjaa tapahtuman jälkeen kolme suurinta heikkoutta. Jos haluat yhdistää webinaarin mittaamiseen tai yhteydenottoprosessiin, voimme käydä sen läpi konsultaatiossa.