Quando ho organizzato un webinar nel 2019, si sono registrate 1,047 persone e 567 hanno partecipato dal vivo. Oggi non uso questa cifra come parametro universale. Mi ricorda qualcosa di più importante: un webinar non è una sala di trasmissione. È l’intera catena che parte dalla promessa nella pagina di registrazione, passa per i promemoria e arriva al passaggio successivo alla sua conclusione.
Nel corso degli anni mi sono sia allontanato da WebinarJam sia tornato a utilizzarlo. Ho organizzato trasmissioni brevi di venti minuti ed eventi della durata di diverse ore, a volte da solo e a volte con altri relatori. Nel frattempo l’interfaccia cambia, quindi ha poco senso produrre un’altra guida che dica di fare clic sul terzo pulsante blu. È più utile configurare un sistema che continui a funzionare anche dopo il prossimo restyling dell’amministrazione.
Decidete prima a cosa deve servire il webinar
Un evento può educare, qualificare la domanda, presentare un servizio o coltivare i clienti esistenti. Non dovrebbe cercare di fare tutto contemporaneamente. Scrivete una frase: cosa dovrebbe fare il partecipante giusto dopo la conclusione? Prenotare una consulenza, richiedere un audit, scaricare i materiali o semplicemente comprendere il problema?
Da questa risposta ricavate il tema, la durata, il formato e la comunicazione successiva. Se non potete offrire un passaggio successivo concreto, la piattaforma non vi salverà. Al contrario, se vi serve solo un video di prodotto di dieci minuti senza domande dal vivo, una normale pagina con un video può essere più economica e più chiara.
Configurazione in sette passaggi
- Formato e data: definite la trasmissione dal vivo, il numero di relatori, il tempo per le domande e una durata realistica. Non scrivete un’ora nell’invito se di solito terminate dopo due.
- Registrazione: chiedete solo le informazioni che userete davvero. Per un webinar standard, di solito bastano nome e indirizzo email. Per ogni campo aggiuntivo, chiedetevi se vale il tasso più basso di completamento del modulo.
- Conferma e promemoria: il partecipante dovrebbe sapere immediatamente che la registrazione è andata a buon fine, quando si svolgerà la trasmissione, dove trovare il link e come aggiungere la data al calendario. Pianificate i promemoria in base all’orario della trasmissione e al fuso orario, non all’intuito.
- Sala: preparate i relatori, i permessi, le telecamere, i microfoni, la presentazione, i sondaggi e la call to action. Ogni elemento deve avere una ragione. Un sondaggio senza seguito è solo un gesto digitale a vuoto.
- Integrazioni: inviate almeno la registrazione, la partecipazione e l’azione successiva pertinente al vostro CRM o strumento email. WebinarJam descrive le attuali opzioni di integrazione tramite Zapier nella sua documentazione. Testate una volta il trasferimento utilizzando un contatto di prova reale.
- Replay: decidete in anticipo se sarà disponibile, per quanto tempo e cosa dovrebbe fare lo spettatore dopo averlo guardato. La procedura ufficiale descrive il link alla registrazione, il download e l’esportazione della chat e dei sondaggi.
- Misurazione: contrassegnate le fonti delle registrazioni usando i parametri UTM e monitorate l’intero percorso dalla visita al risultato commerciale. Il solo numero di registrazioni è piacevole, ma la contabilità non ne sarà entusiasta.
Un test tecnico non è una prova generale della presentazione
Un test tecnico dovrebbe rivelare i punti in cui il sistema può rompersi. La documentazione ufficiale consiglia di controllare registrazione, notifiche, sala, ruoli dei relatori, visualizzazione del partecipante e replay; offre un test rapido e una copia della trasmissione per una prova completa. Usate la checklist di WebinarJam, ma aggiungete il vostro scenario.
- Una persona si registra da un telefono cellulare e un’altra da un computer.
- Entrambe controllano la conferma, l’orario, il calendario e il link di accesso.
- Ogni relatore accede dal proprio dispositivo e dalla propria rete effettivi.
- Testate la condivisione dello schermo, il video, l’audio, il passaggio tra relatori e il ripristino in caso di emergenza.
- Dopodiché verificate il replay, l’esportazione e il trasferimento dei dati agli strumenti a valle.
Il problema più frequente di solito non è l’immagine, ma l’audio. Usate un microfono o delle cuffie separati, disattivate le notifiche e tenete a disposizione una connessione di riserva e una copia della presentazione. Con più relatori, designate una persona che controlli la chat e risolva i problemi tecnici mentre il relatore parla.
Invio delle email
Un dominio mittente personalizzato senza un’autenticazione corretta è un rischio inutile. WebinarJam dispone di una procedura separata per SPF, DKIM e DMARC. Il DNS dovrebbe essere configurato da qualcuno che comprenda l’impatto sugli altri servizi di invio del dominio. Non sovrascrivete alla cieca un record SPF esistente.
Il testo dei promemoria dovrebbe essere utilmente noioso: tema, data, ora, link, durata e un contatto per i problemi. Non sommergete le persone con ulteriori offerte prima che siano arrivate nella sala. Approfondisco il contesto più ampio nell’articolo su email marketing e deliverability.
La parte commerciale inizia dopo la trasmissione
Separate almeno tre gruppi: chi ha partecipato dal vivo, chi si è registrato ma non ha partecipato e chi ha guardato il replay. Inviate a ciascuno un messaggio coerente con la realtà. Non ringraziate per la partecipazione dal vivo qualcuno che non era nella sala. Aggiungete alla registrazione un breve riepilogo, indicatori temporali e un unico passaggio successivo.
Valutate la fonte della registrazione, il tasso di partecipazione dal vivo, il coinvolgimento con la registrazione, le domande e soprattutto le richieste o gli accordi risultanti. Se avete 800 registrazioni e nessuna conversazione pertinente, il problema potrebbe non essere il pulsante. Spesso sono il tema, il pubblico o l’offerta.
Quando non usare WebinarJam
- Vi serve solo una riunione interna o un piccolo workshop gestibile con una normale videochiamata.
- Non avete la capacità necessaria per promemoria, test e comunicazione successiva.
- I dati sensibili o i requisiti contrattuali non sono compatibili con la valutazione del fornitore.
- Il webinar non ha un responsabile né un obiettivo commerciale o formativo chiaro.
Iniziate con un evento ben preparato. Scrivete uno scenario, percorrete l’intero flusso come partecipante e correggete le tre debolezze principali dopo l’evento. Se volete collegare il webinar alla misurazione o a un processo di richiesta, possiamo esaminarlo in una consulenza.