Da jeg gjennomførte et webinar i 2019, meldte 1,047 personer seg på, og 567 deltok direkte. Jeg bruker ikke dette tallet som en universell målestokk i dag. Det minner meg om noe viktigere: Et webinar er ikke bare et rom for sending. Det er hele kjeden fra løftet på påmeldingssiden, via påminnelsene, til neste steg etter at webinaret er over.
Gjennom årene har jeg både gått bort fra WebinarJam og tatt det i bruk igjen. Jeg har gjennomført korte sendinger på tjue minutter og arrangementer som varte i flere timer, noen ganger alene og andre ganger sammen med andre presentatører. Grensesnittet endrer seg underveis, så det er liten vits i å lage enda en veiledning som sier at du skal klikke på den tredje blå knappen. Det gir mer mening å sette opp et system som fortsatt fungerer etter neste redesign av administrasjonen.
Bestem først hva webinaret skal oppnå
Ett arrangement kan lære opp, kvalifisere etterspørsel, introdusere en tjeneste eller pleie eksisterende kunder. Det bør ikke prøve å gjøre alt på én gang. Skriv én setning: Hva skal den riktige deltakeren gjøre etter at webinaret er over? Bestille en konsultasjon, be om en revisjon, laste ned materiell eller ganske enkelt forstå problemet?
La tema, varighet, format og oppfølgingskommunikasjon følge av svaret. Hvis du ikke kan tilby et konkret neste steg, vil ikke plattformen redde deg. Hvis du derimot bare trenger en ti minutter lang produktvideo uten direkte spørsmål, kan en vanlig side med video være både billigere og tydeligere.
Oppsett i sju trinn
- Format og dato: definer sendingen, antallet presentatører, tiden til spørsmål og en realistisk varighet. Ikke skriv én time i invitasjonen hvis du vanligvis holder på i to.
- Påmelding: be bare om informasjon du faktisk kommer til å bruke. For et vanlig webinar er navn og e-postadresse som regel nok. For hvert ekstra felt bør du spørre deg om det er verdt den lavere fullføringsraten.
- Bekreftelse og påminnelser: deltakeren bør umiddelbart vite at påmeldingen er registrert, når sendingen finner sted, hvor lenken er og hvordan datoen kan legges til i kalenderen. Planlegg påminnelsene ut fra sendetidspunkt og tidssone, ikke magefølelse.
- Rommet: gjør presentatørene, tillatelsene, kameraene, mikrofonene, presentasjonen, avstemningene og oppfordringen til handling klare. Hvert element må ha en grunn. En avstemning uten oppfølging er bare digital håndvifting.
- Integrasjoner: send minst påmeldingen, deltakelsen og den relevante oppfølgingshandlingen til CRM- eller e-postverktøyet ditt. WebinarJam beskriver de aktuelle integrasjonsmulighetene gjennom Zapier i dokumentasjonen sin. Test overføringen én gang med en ekte testkontakt.
- Opptak: bestem på forhånd om det skal være tilgjengelig, hvor lenge og hva seeren skal gjøre etter visningen. Den offisielle fremgangsmåten beskriver lenke til opptaket, nedlasting og eksport av chat og avstemninger.
- Måling: merk påmeldingskildene med UTM-parametere og følg hele veien fra besøket til forretningsresultatet. Selve antallet påmeldte er hyggelig, men regnskapsavdelingen blir neppe begeistret av det alene.
En teknisk test er ikke en generalprøve på presentasjonen
En teknisk test bør avdekke hvor systemet kan svikte. Den offisielle dokumentasjonen anbefaler å kontrollere påmelding, varsler, rommet, presentatørroller, deltakerens visning og opptaket. Den tilbyr også en rask test og en kopi av sendingen for en full generalprøve. Bruk WebinarJams sjekkliste, men legg til ditt eget scenario.
- Én person melder seg på fra en mobiltelefon og en annen fra en datamaskin.
- Begge kontrollerer bekreftelsen, tidspunktet, kalenderen og lenken for å delta.
- Alle presentatørene kobler seg til fra den faktiske enheten og nettverket de skal bruke.
- Test skjermdeling, video, lyd, bytte mellom presentatører og gjenoppretting i nødstilfeller.
- Kontroller etterpå opptaket, eksporten og dataoverføringen til verktøyene som skal bruke dataene videre.
Det vanligste problemet er som regel ikke bildet, men lyden. Bruk en separat mikrofon eller hodetelefoner, slå av varsler og ha en reserveforbindelse og en kopi av presentasjonen. Med flere presentatører bør én person få ansvar for å følge med på chatten og løse tekniske problemer mens foredragsholderen snakker.
Levering av e-post
Et eget avsenderdomene uten riktig autentisering er en unødvendig risiko. WebinarJam har en egen fremgangsmåte for SPF, DKIM og DMARC. DNS bør konfigureres av noen som forstår hvordan dette påvirker domenets øvrige tjenester for utsending. Ikke overskriv en eksisterende SPF-post blindt.
Teksten i påminnelsen bør være enkelt og saklig: tema, dato, tidspunkt, lenke, varighet og en kontaktperson hvis det oppstår problemer. Ikke overveld folk med flere tilbud før de i det hele tatt har kommet inn i rommet. Jeg dekker den bredere sammenhengen i artikkelen om e-postmarkedsføring og leveringsdyktighet.
Den kommersielle delen begynner etter sendingen
Skill minst mellom tre grupper: de som deltok direkte, de som meldte seg på uten å delta, og de som så opptaket. Send hver gruppe en melding som stemmer med virkeligheten. Ikke takk noen for direktedeltakelse når de ikke var i rommet. Legg til et kort sammendrag, tidsmarkører og ett neste steg i opptaket.
Evaluer påmeldingskilden, andelen som deltok direkte, engasjementet rundt opptaket, spørsmålene og fremfor alt henvendelsene eller avtalene som kom ut av det. Hvis du har 800 påmeldte og ingen relevant samtale, er problemet kanskje ikke knappen. Det handler ofte om temaet, målgruppen eller tilbudet.
Når du ikke bør bruke WebinarJam
- Du trenger bare et internt møte eller en liten workshop som en vanlig videosamtale kan håndtere.
- Du har ikke kapasitet til påminnelser, testing og oppfølgingskommunikasjon.
- Sensitive data eller kontraktskrav passer ikke inn i leverandørvurderingen din.
- Webinaret har ingen eier eller et tydelig forretningsmessig eller pedagogisk mål.
Start med ett godt forberedt arrangement. Skriv et scenario, gå gjennom hele flyten som deltaker og rett de tre største svakhetene etter arrangementet. Hvis du vil knytte webinaret til måling eller en prosess for henvendelser, kan vi gå gjennom det i en konsultasjon.