2019 にウェビナーを実施した際、1,047 人が登録し、567 人がライブで参加しました。現在、この数字を普遍的な基準として使っているわけではありません。ただ、もっと重要なことを思い出させてくれます。ウェビナーは配信ルームだけのものではありません。登録ページの約束から、リマインダー、終了後の次のステップまで続く一連の流れ全体なのです。
私は長年の間に、WebinarJamの利用をやめたこともあれば、再び導入したこともあります。20分程度の短い配信も、数時間に及ぶイベントも実施してきました。ひとりで行うこともあれば、他の登壇者と一緒に行うこともありました。その間にインターフェースは変わるため、「3番目の青いボタンをクリックしてください」といった手順を新たに作っても、あまり意味はありません。次の管理画面の再設計後も機能する仕組みを整える方が合理的です。
まず、ウェビナーの目的を決める
ひとつのイベントで、教育、見込み客の見極め、サービスの紹介、既存顧客の育成を行うことはできます。ただし、すべてを一度に実現しようとしてはいけません。「終了後、適切な参加者に何をしてもらいたいのか」を一文で書いてみましょう。相談を予約してもらうのか、監査を依頼してもらうのか、資料をダウンロードしてもらうのか、それとも単に問題を理解してもらうのか。
その答えをもとに、テーマ、時間、形式、フォローアップのコミュニケーションを決めます。具体的な次のステップを提示できなければ、プラットフォームが解決してくれることはありません。逆に、ライブで質問を受ける必要がなく、10分間の商品動画だけが必要なら、動画を掲載した通常のページの方が安く、分かりやすい場合もあります。
7つのステップで設定する
- 形式と日時： ライブ配信の内容、登壇者数、質問の時間、現実的な所要時間を決めます。通常2時間かかるなら、招待状に1時間と書いてはいけません。
- 登録： 本当に使う情報だけを尋ねます。通常のウェビナーなら、名前とメールアドレスで十分な場合がほとんどです。項目を追加するたびに、フォーム完了率の低下に見合う価値があるかを考えましょう。
- 確認とリマインダー： 参加者は、登録が成功したこと、配信日時、リンクの場所、カレンダーへの追加方法をすぐに把握できる必要があります。リマインダーは直感ではなく、配信時刻とタイムゾーンを基準に計画します。
- ルーム： 登壇者、権限、カメラ、マイク、プレゼンテーション、投票、行動喚起を準備します。すべての要素に理由が必要です。フォローアップのない投票は、デジタル上の空振りにすぎません。
- 連携： 少なくとも登録、参加、関連するフォローアップのアクションを、CRMまたはメールツールに送信します。WebinarJamは、現在の連携オプションとして、ドキュメント内でZapierについて説明しています。実際のテスト連絡先を使って、転送を一度テストしましょう。
- リプレイ： 利用可能にするかどうか、どのくらいの期間公開するか、視聴後に何をしてもらうかを事前に決めます。公式手順では、録画リンク、ダウンロード、チャットと投票のエクスポートについて説明しています。
- 測定： UTMパラメータを使って登録元をタグ付けし、訪問からビジネス成果までの経路全体を監視します。登録数だけを見るのは悪くありませんが、経理部門はそれだけでは喜ばないでしょう。
技術テストはプレゼンテーションのリハーサルではない
技術テストでは、システムが壊れる可能性のある箇所を明らかにします。公式ドキュメントでは、登録、通知、ルーム、登壇者の役割、参加者ビュー、リプレイの確認を推奨しており、簡易テストと完全なリハーサル用の配信クローンも用意しています。WebinarJamのチェックリストを使いながら、自分自身のシナリオも追加しましょう。
- ひとりは携帯電話から、もうひとりはコンピューターから登録します。
- ふたりとも確認メール、時刻、カレンダー、参加リンクを確認します。
- すべての登壇者が、実際に使うデバイスとネットワークから参加します。
- 画面共有、映像、音声、登壇者の切り替え、緊急時の復旧をテストします。
- 終了後、リプレイ、エクスポート、後続ツールへのデータ転送を確認します。
最も頻繁に起こる問題は、通常、映像ではなく音声です。別のマイクまたはヘッドホンを使い、通知を無効にし、予備の接続とプレゼンテーションのコピーを用意しましょう。複数の登壇者がいる場合は、話者が話している間にチャットを監視し、技術的な問題を解決する担当者をひとり決めておきます。
メール配信
適切な認証なしでカスタム送信者ドメインを使うのは、不要なリスクです。WebinarJamには、SPF、DKIM、DMARCに関する独自の手順があります。DNSは、そのドメインで利用している他の送信サービスへの影響を理解している人が設定してください。既存のSPFレコードを盲目的に上書きしてはいけません。
リマインダーの文面は、役に立つほど退屈でよいのです。テーマ、日付、時刻、リンク、所要時間、問題が起きた場合の連絡先を記載します。参加者がルームに入る前から、さらなるオファーで圧倒してはいけません。より広い文脈については、メールマーケティングと配信到達性の記事で説明しています。
商業的な取り組みは配信後に始まる
少なくとも、ライブで参加した人、登録したものの参加しなかった人、リプレイを視聴した人の3つのグループに分けます。それぞれに、実際の行動に合ったメッセージを送ります。参加していない人に、ライブ参加へのお礼を送ってはいけません。録画には、簡単な要約、タイムマーカー、そしてひとつの次のステップを加えましょう。
登録元、ライブ参加率、録画へのエンゲージメント、質問、そして何よりも、そこから生まれた問い合わせや成約を評価します。登録が 800 件あり、関連する会話がひとつもないなら、問題はボタンではないかもしれません。テーマ、対象者、オファーに原因があることがよくあります。
WebinarJamを使わない方がよい場合
- 社内会議や、通常のビデオ通話で対応できる小規模なワークショップだけが必要な場合。
- リマインダー、テスト、フォローアップのコミュニケーションに割ける余力がない場合。
- 機密データや契約上の要件が、サプライヤー評価の基準に合わない場合。
- ウェビナーの責任者や、明確なビジネス上または教育上の目的がない場合。
まずは、十分に準備したイベントをひとつ実施しましょう。シナリオを書き、参加者として最初から最後まで流れを確認し、イベント後に最大の弱点を3つ修正します。ウェビナーを測定や問い合わせのプロセスとつなげたい場合は、相談で一緒に確認できます。