När jag höll ett webbinarium i 2019 registrerade sig 1,047 personer och 567 deltog live. I dag använder jag inte den siffran som ett universellt riktmärke. Den påminner mig om något viktigare: ett webbinarium är inte ett sändningsrum. Det är hela kedjan från löftet på registreringssidan, via påminnelserna, till nästa steg efter att det är slut.
Under åren har jag både lämnat WebinarJam och börjat använda det igen. Jag har hållit korta tjugominuterssändningar och evenemang som varat i flera timmar, ibland ensam och ibland tillsammans med andra presentatörer. Gränssnittet förändras under tiden, så det finns liten mening med ännu en guide som säger att du ska klicka på den tredje blå knappen. Det är bättre att bygga ett system som fortfarande fungerar efter nästa redesign av administrationen.
Bestäm först vad webbinariet ska åstadkomma
Ett evenemang kan utbilda, kvalificera efterfrågan, introducera en tjänst eller vårda befintliga kunder. Det bör inte försöka göra allt på en gång. Skriv en mening: vad ska rätt deltagare göra när det är slut? Boka en konsultation, begära en granskning, ladda ner material eller helt enkelt förstå problemet?
Härled ämne, längd, format och uppföljande kommunikation från svaret. Om du inte kan erbjuda ett konkret nästa steg kommer plattformen inte att rädda situationen. Om du däremot bara behöver en tio minuter lång produktvideo utan livefrågor kan en vanlig sida med en video vara både billigare och tydligare.
Konfiguration i sju steg
- Format och datum: definiera livesändningen, antalet presentatörer, tiden för frågor och en realistisk längd. Skriv inte en timme i inbjudan om ni normalt avslutar efter två.
- Registrering: be bara om information som du faktiskt kommer att använda. För ett vanligt webbinarium räcker vanligtvis namn och e-postadress. För varje ytterligare fält bör du fråga dig om det är värt den lägre andelen slutförda formulär.
- Bekräftelse och påminnelser: deltagaren ska omedelbart veta att registreringen lyckades, när sändningen äger rum, var länken finns och hur datumet läggs till i kalendern. Planera påminnelserna utifrån sändningstid och tidszon, inte magkänsla.
- Rum: förbered presentatörer, behörigheter, kameror, mikrofoner, presentation, omröstningar och uppmaning till handling. Varje element måste ha en anledning. En omröstning utan uppföljning är bara digitalt handviftande.
- Integrationer: skicka åtminstone registrering, deltagande och relevant uppföljande åtgärd till ditt CRM- eller e-postverktyg. WebinarJam beskriver sina aktuella integrationsmöjligheter via Zapier i sin dokumentation. Testa överföringen en gång med en riktig testkontakt.
- Repris: bestäm i förväg om den ska vara tillgänglig, hur länge och vad tittaren ska göra efteråt. Den officiella proceduren beskriver inspelningslänk, nedladdning samt export av chatt och omröstningar.
- Mätning: märk registreringskällor med UTM-parametrar och följ hela vägen från besök till affärsresultat. Antalet registreringar är trevligt, men ekonomiavdelningen blir inte imponerad av det ensamt.
Ett tekniskt test är inte en generalrepetition av presentationen
Ett tekniskt test ska avslöja var systemet kan gå sönder. Den officiella dokumentationen rekommenderar att du kontrollerar registrering, aviseringar, rummet, presentatörsroller, deltagarvyn och repris; den erbjuder ett snabbt test och en klon av sändningen för en fullständig repetition. Använd WebinarJams checklista, men lägg till ditt eget scenario.
- En person registrerar sig från en mobiltelefon och en annan från en dator.
- Båda kontrollerar bekräftelsen, tiden, kalendern och anslutningslänken.
- Varje presentatör ansluter från sin faktiska enhet och sitt faktiska nätverk.
- Testa skärmdelning, video, ljud, byte av presentatör och återställning vid nödsituationer.
- Kontrollera därefter reprisen, exporten och dataöverföringen till efterföljande verktyg.
Det vanligaste problemet är oftast inte bilden utan ljudet. Använd en separat mikrofon eller hörlurar, stäng av aviseringar och ha en reservanslutning samt en kopia av presentationen. Med flera presentatörer bör en person ansvara för att följa chatten och lösa tekniska problem medan talaren pratar.
E-postleverans
En anpassad avsändardomän utan korrekt autentisering är en onödig risk. WebinarJam har en separat procedur för SPF, DKIM och DMARC. DNS bör konfigureras av någon som förstår påverkan på domänens övriga sändningstjänster. Skriv inte över en befintlig SPF-post blint.
Påminnelsetexten bör vara nyttigt tråkig: ämne, datum, tid, länk, längd och en kontakt vid problem. Överväldiga inte människor med fler erbjudanden innan de ens har kommit in i rummet. Jag behandlar det bredare sammanhanget i artikeln om e-postmarknadsföring och leveransbarhet.
Den kommersiella delen börjar efter sändningen
Dela åtminstone upp tre grupper: de som deltog live, de som registrerade sig men inte deltog och de som såg reprisen. Skicka varje grupp ett meddelande som stämmer med verkligheten. Tacka inte någon för live-deltagande när personen inte var i rummet. Lägg till en kort sammanfattning, tidsmarkörer och ett nästa steg till inspelningen.
Utvärdera registreringskällan, andelen livedeltagare, engagemanget i inspelningen, frågorna och framför allt de förfrågningar eller affärer som blev resultatet. Om du har 800 registreringar och ingen relevant dialog kanske problemet inte ligger i knappen. Det handlar ofta om ämnet, målgruppen eller erbjudandet.
När du inte bör använda WebinarJam
- Du behöver bara ett internt möte eller en liten workshop som ett vanligt videosamtal kan hantera.
- Du har inte kapacitet för påminnelser, testning och uppföljande kommunikation.
- Känsliga uppgifter eller avtalskrav passar inte in i din leverantörsbedömning.
- Webbinariet saknar en ansvarig eller ett tydligt affärsmässigt eller pedagogiskt mål.
Börja med ett väl förberett evenemang. Skriv ett scenario, gå igenom hela flödet som deltagare och åtgärda de tre största svagheterna efter evenemanget. Om du vill koppla webbinariet till mätning eller en process för förfrågningar kan vi gå igenom det i en konsultation.